A pesar del auge y la creciente popularidad de la mensajería instantánea y las herramientas de colaboración, el correo electrónico sigue desempeñando un papel importante y necesario en la mayoría de las organizaciones. Ofrece una forma rápida de ponerse en contacto con empleados, clientes, socios y proveedores. Sin duda, es el método más eficaz y económico para la comunicación habitual entre/intraorganizaciones en todo el mundo.
A pesar de todas sus ventajas, a menos que su sistema de correo electrónico esté debidamente protegido y administrado, presenta importantes riesgos de seguridad que pueden ser devastadores para su empresa. Los actores de amenazas continúan apuntando al correo electrónico con numerosas operaciones de phishing y ransomware en un esfuerzo por obtener o corromper información con fines de espionaje o extorsión, lo que hace que la política de seguridad del correo electrónico sea una prioridad principal para el personal de seguridad de TI.
Y como tal, es esencial proteger una herramienta comercial tan vital como el correo electrónico con una política de seguridad de correo electrónico cuidadosamente pensada. En este artículo, lo invitamos a analizar más de cerca el objetivo de una política de seguridad de correo electrónico, qué debe incluir y cómo desarrollar e implementar una en su organización.
Para Definirlo…
Una política de seguridad de correo electrónico es un documento formal de la empresa que detalla el uso aceptable del sistema de correo electrónico dentro de una organización. Especifica a quién y de quién se pueden enviar o recibir correos electrónicos, así como qué contenido es aceptable cuando se trata de correos electrónicos de trabajo.
¿Por qué las empresas necesitan una política de seguridad de correo electrónico?
En primer lugar, todas las organizaciones deben considerar una política de seguridad del correo electrónico como una importante medida de prevención de riesgos. Algunas de las razones por las que su empresa necesita una política de seguridad de correo electrónico son:
Para proteger a la empresa de responsabilidades
Cuando todos los miembros del personal leen y firman una política de correo electrónico, demuestra que están informados y están de acuerdo con la información incluida en la política. Si alguien en su empresa envía un correo electrónico que se considera inapropiado de acuerdo con la política de correo electrónico, el empleado que lo envió será el principal responsable de los daños o demandas causados por el envío del correo electrónico.
Para fomentar un ambiente profesional
Si el correo electrónico se usa solo para fines relacionados con el trabajo, puede relajarse porque es poco probable que ocurran situaciones desagradables. Sin embargo, si sus empleados usan el correo electrónico del trabajo para comunicarse con amigos o familiares, es probable que el contenido de esos correos no sea adecuado para compartir en el trabajo. La reputación de la empresa podría verse afectada si dichos correos electrónicos se envían accidentalmente a clientes o socios comerciales. Si tiene una política de correo electrónico que prohíbe el uso personal del sistema de correo electrónico de la empresa, sus empleados mantendrán una actitud profesional y eliminarán la probabilidad de que se envíen correos electrónicos personales a los clientes.
Para aumentar la productividad
El correo electrónico puede ser una distracción para los miembros del personal que lo utilizan para fines que no están relacionados con el trabajo. Si su política de correo electrónico no permite que los empleados usen el correo electrónico por motivos personales, estarán más concentrados y evitarán las interrupciones que se producen al enviar y recibir mensajes de correo electrónico personales mientras están en el trabajo.
Para establecer sistemas de correo electrónico
Si la política de correo electrónico describe el contenido adecuado para los correos electrónicos enviados durante el horario laboral a través del sistema de correo electrónico de la empresa, también puede ayudar en el establecimiento de sistemas para garantizar que todos los empleados participen en la marca o imagen de la empresa. Establecer reglas para el contenido y el uso del correo electrónico crea una percepción integral y unificada de la empresa, lo que ayuda a mantener a la organización alineada con su misión.
¿Qué debe incluir una política de seguridad de correo electrónico?
Una política de seguridad de correo electrónico debe estar estructurada de tal manera que sea informativa, clara y brinde suficientes detalles para garantizar que los empleados (tanto expertos en tecnología como no) comprendan su propósito, sus responsabilidades como usuarios y a quién contactar si tienen preguntas o inquietudes.
También debe incluir:
- Una declaración de que todas las comunicaciones en el sistema de correo electrónico corporativo son propiedad legal de la empresa;
- Cierto contenido que nunca se permitirá ni se pasará por alto en las comunicaciones comerciales por correo electrónico, incluido el lenguaje ofensivo, los comentarios racistas, el acoso cibernético, la divulgación de datos privados, contraseñas y otras credenciales de inicio de sesión;
- Las expectativas de la empresa en lo que respecta al uso aceptable e inaceptable del sistema de correo electrónico. En otras palabras, cómo los miembros del personal pueden y no pueden usar el correo electrónico de la organización;
- Aclaración de las responsabilidades de los miembros del personal, incluido el conocimiento adquirido durante la capacitación de concientización sobre seguridad cibernética, como estar al tanto de los correos electrónicos que pueden ser intentos de phishing;
- Detalles sobre cómo y con qué frecuencia se actualizarán las políticas de seguridad del correo electrónico;
- A quién contactar si tiene alguna pregunta sobre la seguridad del correo electrónico y cómo reconocer y denunciar mensajes de correo electrónico sospechosos u ofensivos;
- Contenido que proporcione información sobre la seguridad del correo electrónico, incluidas posibles amenazas como virus, malware, phishing, etc., y acciones que aumenten el riesgo de pérdida o robo de datos para las empresas;
- Consecuencias específicas por no adherirse a las pautas provistas en la política de seguridad del correo electrónico.
Cómo crear una política de seguridad de correo electrónico efectiva
Cada empresa es diferente, pero las políticas de seguridad del correo electrónico deben ser las mismas en todas partes. ¿Por qué? Porque no importa el tamaño de la empresa, la industria o el nivel de experiencia, las tecnologías que se utilizan y los riesgos que las acompañan son similares. Sin embargo, la forma en que se escribe una política varía según la audiencia para la que se escribe. Los pasos enumerados a continuación pueden ayudarlo a desarrollar una política de seguridad de correo electrónico adecuada.
Comience con una plantilla de política de seguridad que ya existe.
Afortunadamente, esta no es una situación en la que las organizaciones tengan que empezar completamente desde cero. Pueden usar una de las muchas plantillas disponibles. El Instituto SANS, por ejemplo, proporciona plantillas para la política de correo electrónico y la política de retención de correo electrónico.
Realice cambios personalizados en la plantilla.
Con una buena comprensión de la cultura empresarial, el tamaño y el nivel de madurez, las organizaciones pueden aprovechar estas plantillas existentes y ajustarlas para que se adapten a los requisitos de la empresa mientras modifican los mensajes para tener un fuerte efecto en el usuario final.
Asegúrese de que las herramientas y configuraciones de seguridad del correo electrónico cumplan con las pautas de la política.
Los filtros de correo no deseado, los entornos limitados, el software de protección antivirus/malware y el cifrado son solo algunas de las muchas tecnologías de seguridad de correo electrónico que se pueden integrar para ayudar a proteger a los usuarios de las ciberamenazas. Se recomienda que estas herramientas se implementen de acuerdo con la política escrita.
Cree un plan para el acuerdo de política de usuario.
Las políticas deben incluir un método para garantizar que el personal haya leído y esté de acuerdo con las reglas de uso de la política de correo electrónico. En la mayoría de los casos, esto toma la forma de una firma obligatoria al final de la póliza.
Crear programas de formación y protocolos de respuesta a incidentes.
Debe haber procedimientos establecidos para ayudar a imponer el uso adecuado del correo electrónico y permitir respuestas rápidas a las consultas o incidentes de los usuarios.
Para concluir…
Debido a que la mayoría de las organizaciones utilizan el correo electrónico, los actores de amenazas lo usan con frecuencia para comprometer los sistemas y los recursos de la red. Dado que los humanos son el eslabón más débil de la cadena de seguridad, deben ser advertidos. Se recomienda que las empresas de todo el mundo implementen una política de seguridad que aplique los mejores estándares de ciberseguridad y seguridad del correo electrónico. Esto contribuye significativamente a la seguridad empresarial, la prevención de ataques de phishing o ransomware y el cumplimiento de los empleados.
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