El correo electrónico ha servido tradicionalmente como el medio principal a través del cual los empleados se comunican entre sí, se mantienen informados sobre las últimas actualizaciones de la empresa e interactúan con los consumidores. Pero cuando se trata de correo electrónico corporativo en dispositivos móviles, los profesionales de TI se enfrentan a algunas amenazas graves.
La capacidad de ver correos electrónicos corporativos en dispositivos personales/empresariales es conveniente y aumenta la productividad, pero también presenta numerosos desafíos, que incluyen:
- Asegurar el acceso al correo electrónico a través de diferentes dispositivos, sistemas operativos y clientes de correo electrónico;
- Salvaguardar datos corporativos confidenciales de aplicaciones maliciosas;
- Evitar que los dispositivos no autorizados, perdidos o robados obtengan acceso al correo electrónico de la empresa;
- Limitar y asegurar el acceso al correo electrónico a través de redes vulnerables.
Además, los empleados que envían correos electrónicos de trabajo a cuentas personales u otras direcciones de correo electrónico corren el riesgo de infracciones de seguridad importantes. La buena noticia es que estos problemas se pueden abordar con el uso de la administración de dispositivos móviles (MDM) y la administración de correo electrónico móvil (MEM).
Hoy en día, las organizaciones ya no pueden prescindir de herramientas como Mobile Email Management (MEM) si su propósito es proteger los sistemas de correo electrónico corporativos contra ataques cibernéticos sofisticados.
Características de la gestión de Mobile Email Management
MEM proporciona numerosas funciones para controlar y proteger el correo electrónico tanto en dispositivos personales como de la empresa, al mismo tiempo que garantiza el cumplimiento de los estándares de seguridad de la organización. Entre estas características se encuentran:
Configuración más simple para las cuentas de correo electrónico corporativas
Tanto para la comunicación interna como para la externa, las cuentas de correo electrónico corporativas son vitales. Crear identificaciones separadas para cada empleado puede ser engorroso y llevar mucho tiempo. El software MEM permite crear identificaciones de correo electrónico masivas eligiendo una política de correo electrónico para una persona o un grupo de empleados.
Las variables dinámicas facilitan la creación masiva al recopilar automáticamente las direcciones de correo electrónico vinculadas con los dispositivos durante el proceso de incorporación. Los clientes de correo electrónico se pueden preconfigurar en los dispositivos incluso antes de que se inicien. Además, es posible configurar una cuenta de correo electrónico predeterminada y preconfigurar firmas de correo electrónico.
Protección de archivos adjuntos
Los archivos adjuntos de correo electrónico son una parte crucial de la comunicación de la empresa y pueden incluir, entre otros, archivos de Excel y documentos confidenciales. Una vez descargados, estos archivos se pueden compartir, acceder a programas no seguros o almacenarse en un servidor en la nube de terceros. Los archivos adjuntos están protegidos por el software MEM tanto durante la transmisión como después de la descarga. Un visor de documentos integrado garantiza la apertura y el guardado seguros de archivos. La tecnología Sandbox prohíbe copiar, pegar o compartir archivos en otras máquinas o en la nube. El software puede tener aplicaciones de visualización de documentos corporativos adicionales incorporadas; sin embargo, las aplicaciones de terceros no autorizadas no pueden acceder a los archivos adjuntos de la empresa.
Configuración de restricciones de correo electrónico
HTML se usa con frecuencia para adjuntar enlaces o imágenes, y debido a que los archivos descargados pueden incluir programas maliciosos o virus ocultos, representa un riesgo de seguridad para toda la red. MEM puede bloquear todos los formatos HTML y solo mostrar texto sin formato.
Otras preocupaciones de seguridad importantes incluyen el reenvío de mensajes de correo electrónico y su almacenamiento en servidores en la nube de terceros. Incluso después de dejar una empresa, los ex empleados aún podrían tener acceso y reenviar correos electrónicos corporativos a un tercero. La información sensible o confidencial puede filtrarse a la competencia, que podría usarla de manera inapropiada u obtener una ventaja. Las soluciones de gestión de correo electrónico móvil evitan que los correos electrónicos se reenvíen y brindan control sobre la sincronización de correos electrónicos con servidores de terceros. Además, entre otros, MEM permite a los administradores de sistemas configurar el acceso al correo electrónico desde cuentas que no son de correo electrónico y notificaciones automáticas.
Asegura los canales de comunicación
Por lo general, los protocolos de correo electrónico como POP o IMAP para recuperar datos implican la traducción a texto sin formato y exponen información confidencial a vigilancia y violaciones de seguridad. Mobile Email Management cifra los datos de extremo a extremo y protege los canales de comunicación mediante certificados SSL/TLS. Se agregan capas avanzadas de protección con S/MIME. La extensión de correo de Internet segura/multipropósito (S/MIME) es una tecnología que las empresas utilizan con frecuencia para mejorar la seguridad del correo electrónico. Ofrece cifrado, que protege el contenido de los mensajes de correo electrónico del acceso no autorizado.
Asegura el acceso a los servicios de Exchange
En el entorno corporativo, los servidores de Exchange se usan comúnmente para manejar y proteger los correos electrónicos. Exchange ofrece sincronización activa de calendario, correo electrónico y contactos. Como resultado, los servicios de Exchange son un objetivo tentador para los intrusos que constantemente buscan beneficiarse del uso de datos corporativos confidenciales. Las configuraciones de firewall convencionales y otro software de protección para el control de acceso son insuficientes para los desafíos sofisticados de hoy en día, se requiere el control del servidor Exchange a nivel de dispositivo. Con la ayuda de Mobile Email Management (MEM), solo los dispositivos autorizados pueden acceder a los servicios de Exchange.
Gestión remota centralizada
MEM, que ya sabemos que es un componente de MDM, ofrece una interfaz administrativa centralizada con un cliente-servidor instalado que transmite instrucciones Over The Air (OTA) a los servidores de usuario instalados en los dispositivos finales. Las políticas de seguridad se pueden configurar e implementar para cumplir con los requisitos de cumplimiento de la organización. Los certificados de seguridad se pueden integrar o revocar. Se puede evitar que los usuarios eliminen o cambien la información corporativa mediante el uso de políticas de seguridad integrales.
Se integra bien con otras plataformas
Mobile Email Management se integra con los servicios de correo electrónico ya instalados en los dispositivos para acceder al correo electrónico de la empresa. Otros sistemas operativos compatibles incluyen Windows, iOS y Android. Exchange local u Office 365 también son compatibles. Los dispositivos posteriores a la inscripción están autorizados con la configuración OTA a través del panel de control de MDM.
Conclusión
Hoy en día, un buen manejo de seguridad de correo electrónico móvil es fundamental para mantener la productividad del usuario. Los empleados esperan un acceso constante al correo electrónico en todos sus dispositivos, desde cualquier lugar. Para este tipo de acceso, las organizaciones necesitan un software de gestión de correo electrónico móvil de primer nivel que pueda garantizar la protección del correo electrónico, proporcionar opciones de búsqueda rápida y mantener el acceso incluso durante interrupciones y desastres.
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